Procédures de fin d’exercice 2022

Sommaire

1. Fichier des écritures comptables FEC
2. Déclaration 2035 au format EDI-TDFC
3. Régularisations URSSAF
4. Charges sociales personnelles facultatives
5. TVA sur honoraires rétrocédés
6. Réintégrations / Divers à déduire
7. Détail des gains divers
8. Changement d’exercice 2022 > 2023
9. Frais forfaitaires kilométriques – méthode
10. Frais de blanchissage – méthode
11. Dépenses payées personnellement
12. Sauvegarde de vos données
13. Impressions en PDF

1 – Fichier des écritures comptables

Le fichier des écritures comptables (FEC), conformément à l’arrêté du 29 juillet 2013, peut être généré dans bnc express en sélectionnant les commandes Options > Export > Fichier FEC. Ce fichier doit être produit sur demande de votre association agréée ou lors d’un contrôle de l’administration fiscale. Une attestation de conformité peut être imprimée en cliquant sur le lien “Cliquez ici pour imprimer une attestation de conformité“, présent dans la fenêtre FEC.

2 – Déclaration 2035 au format EDI-TDFC

Cette procédure permet, dans le cadre de la dématérialisation des déclarations fiscales, de générer un fichier au format EDI-TDFC, intégrant de façon indissociable : la déclaration 2035 et ses annexes, les différents tableaux OG demandés par votre association agréée, ainsi qu’une balance générale des comptes. Ce fichier est conforme au cahier des charges de l’administration. Ce fichier peut ensuite être envoyé par voie électronique à votre association agréée qui se chargera de son acheminement vers les services compétents. Une notice détaillée vous sera communiquée lors de la mise à disposition de ces derniers. Nous vous proposons de vous rapprocher de votre association agréée afin d’obtenir de plus amples informations à ce sujet.

3 – Régularisations des appel de cotisations URSSAF

Comme vous le savez, les appels de cotisations urssaf intègrent divers montants ayant leur propre affectation comptable (assurance maladie, allocations familiales, CSG déductible et non déductible…). Il convient donc d’en tenir compte lors de l’enregistrement. Il existe deux méthodes pour gérer ces appels de cotisations :

Si vous connaissez la répartition de chaque versement, nous vous suggérons lors de la saisie de l’écriture de trésorerie, de ventiler sur différentes lignes les sommes correspondant aux comptes concernés (voir ci-dessous les comptes à utiliser). Si vous ne disposez pas du détail des sommes à affecter, cas le plus fréquent, nous vous suggérons, lors de l’enregistrement dans les écritures de trésorerie, d’affecter la totalité des appels de cotisations dans le compte « 647300 Autres charges sociales personnelles obligatoires » (si vous avez opté pour un autre compte, adaptez l’exemple ci-dessous à votre cas). Lorsque vous connaîtrez la répartition exacte de la somme globale versée dans l’année, il conviendra ensuite en fin d’année de régulariser ces affectations de la façon suivante :

Sélectionnez les commandes Saisie > Opérations diverses

• 1ère ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « 647100 Assurance maladie » et dans la zone « Débit », tapez le montant correspondant à l’assurance maladie. Cliquez sur le bouton
• 2ème ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « 647200 Allocations familiales » et dans la zone « Débit », tapez le montant correspondant à l’allocation familiale. Cliquez sur le bouton
• 3ème ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « 635900 CSG déductible » et dans la zone « Débit », tapez le montant total de la CSG déductible de l’année. Cliquez sur le bouton
• 4ème ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « Prélèvements personnels » et dans la zone « Débit », tapez le montant total de la CSG/CRDS non déductible de l’année. Cliquez sur le bouton
• 5ème ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « Autres impôts et taxes » et dans la zone « Débit », tapez le montant de la somme forfaitaire « Formation ». Cliquez sur le bouton
• 6ème et dernière ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez « Régularisation urssaf », sélectionnez ensuite le compte « 647300 Autres charges sociales personnelles obligatoires » (à adapter à votre cas) et dans la zone « Crédit », tapez le montant total des cinq sommes précédentes. Cliquez sur le bouton

4 – Charges sociales personnelles facultatives

Afin que la déclaration soit correctement renseignée, il convient de saisir les charges sociales personnelles facultatives (loi Madelin) dans un compte distinct : 647350 Autres charges soc. perso. facultatives de celui des charges sociales obligatoires. Au niveau du paramétrage du plan de comptes, il doit être relié à la ligne 25B de la déclaration 2035.Il se peut qu’une partie des sommes saisies et passés dans le compte Charges sociales personnelles facultatives ne soit pas déductible. Il convient alors de régulariser ce compte de la façon suivante :

Sélectionnez les commandes Saisie > Opérations diverses

• 1ère ligne : entrez la date du 31/12/2022, dans le libellé, tapez «Régularisation Ch. Soc. facultatives», sélectionnez ensuite le compte « Prélèvements personnels » et dans la zone « Débit », tapez le montant non déductible. Cliquez sur le bouton .
• 2ème ligne : même date, même libellé, sélectionnez ensuite le compte « Charges sociales personnelles facultatives»

5 – TVA sur honoraires rétrocédés

La TVA afférente aux honoraires rétrocédés n’est pas automatiquement reportée sur la déclaration 2035. Il convient donc de la renseigner manuellement en sélectionnant les commandes Etats comptables > Déclaration 2035 > onglet Données complémentaires. A droite, cochez la case 2035 B. En bas de cette fenêtre, remplissez la zone réservée à cet effet. N’oubliez pas d’enregistrer.

6 – Réintégrations / Divers à déduire

Les divers montants à réintégrer fiscalement peuvent être précisés au sein des données complémentaires à la déclaration 2035 en sélectionnant les commandes : Etats comptables > Déclaration 2035 > onglet Données complémentaires.

Cochez ensuite la case à droite 2035B. Un champ « Divers à réintégrer » est à votre disposition (juste au dessous du champ Moins-value à court terme). Il convient de rentrer le total des sommes à réintégrer. Le détail des réintégrations est à mentionner obligatoirement plus bas. Ces informations sont nécessaires dans le cadre de l’envoi de votre déclaration au format EDI-TDFC. Cette remarque est également valable pour la zone Divers à déduire (juste au dessous du champ Dotation aux amortissements. Le détail de cette zone est également à mentionner.

7 – Détail des gains divers

Si votre déclaration 2035 fait état de gains divers (ligne 6 de la 2035 A), il est impératif de donner le détail de ce poste dans les données complémentaires de la 2035 en sélectionnant les commandes : Etats comptables > Déclaration 2035 > onglet Données complémentaires. À droite, cochez la case 2035 A. Remplissez la zone réservée à cet effet. Enregistrez.

8 – Changement d’exercice 2022 vers 2023

Pour ceux qui n’auraient pas encore généré le dossier 2023, la procédure à suivre est la même sur le principe que celle décrite ci-dessous. Nous vous recommandons vivement de lancer la procédure de changement d’exercice une fois le rapprochement bancaire réalisé au 31/12/2022 et après avoir enregistré les nouvelles immobilisations acquises en 2022. Veuillez noter que cette procédure ne touche pas l’exercice 2022 et que vous pourrez toujours travailler sur celui-ci.

Ouvrez votre dossier 2022 Sélectionnez les commandes : Fichier > Créer ou mettre à jour l’année 2023 pour le dossier en cours (et non “Créer un nouveau dossier comptable)

• 1ère étape : informations générales Cliquez en bas à droite sur
• 2ème étape : Reprise des soldes. La possibilité vous est offerte de récupérer sur 2022 les soldes de certains comptes dits «Patrimoniaux» (comptes de trésorerie, d’emprunts, de tva…). La reprise de ces soldes constituera le « Journal des à-nouveaux ». Par défaut, seuls les comptes de trésorerie sont cochés (ce sont les seuls indispensables). Veuillez noter que la reprise de certains comptes autres que ceux de trésorerie implique la passation d’écritures comptables au 1er janvier 2022 (tva par exemple) qui nécessitent de bonnes connaissances comptables. Si vous êtes indécis, laissez la sélection par défaut (comptes de trésorerie uniquement) ou : Cliquez sur les comptes dont vous désirez récupérer les soldes.
• 3ème étape : reprise des comptes analytiques. Si votre comptabilité intègre des comptes analytiques, vous avez la possibilité de récupérer les soldes de ces comptes en 2022. Cliquez sur la case “Ne rien récupérer” ou “Récupérer les soldes des comptes analytiques” en fonction de votre choix.
• 4ème étape : Écritures de trésorerie non pointées. Cette procédure permet de récupérer sur 2022 les éventuelles écritures non encore pointées sur les relevés de banque au 31/12/2022 en vue de les pointer ultérieurement en 2023. Si vous n’avez pas encore réalisé votre rapprochement bancaire au 31/12/2022, décochez les comptes de trésorerie.
• 5ème étape : Recettes journalières. Si vous gérez les recettes journalières (professions médicales), cochez la case correspondant à votre choix. Cliquez en bas à droite sur
• 6ème étape : Prêt à générer le nouvel exercice. Cliquez sur le bouton proposé. Cliquez sur le message de confirmation. Un message vous demande ensuite si vous désirez ou non ouvrir le nouveau dossier 2023. Cliquez sur ou selon votre choix.

Remarques importantes : Une fois le changement d’exercice réalisé, si vous modifiez, ajoutez ou supprimez des écritures sur le dossier 2022, il conviendra de relancer la procédure de changement d’exercice (à partir de 2022) comme indiqué ci-dessus afin de mettre à jour le dossier 2023. Les éventuelles écritures saisies en 2022 seront bien entendu conservées.

9 – Frais forfaitaires kilométriques

Le barème kilométrique est généralement modifié chaque année par l’administration fiscale. Si vous avez opté pour l’évaluation forfaitaire des frais de véhicules, les renseignements suivants sont à préciser pour chaque véhicule Options > Frais forfaitaires kilométriques :

• Description
• Puissance
• Type de véhicule
• Barème utilisé (le barème BNC est proposé par défaut).

Il convient de sélectionner celui-ci. si votre véhicule est inscrit au registre des immobilisations, il convient d’indiquer le montant de la dotation de l’année à réintégrer le nombre de kilomètres parcourus doit impérativement être mentionné (même globalement, sur le mois de décembre par exemple)

Cliquez sur le bouton en bas à gauche afin de déterminer le montant à déduire.

Cliquez ensuite sur l’onglet Comptabilité. Vérifiez le montant à déduire ainsi que les comptes Frais de véhicules et Apports personnels (ou mieux Dépenses non décaissées par la trésorerie prof.) puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ce n’est qu’après avoir réalisé cette procédure que les frais de véhicules seront imputés en comptabilité et donc intégrés à la 2035. Le tableau détaillé sur la déclaration 2035 B sera renseigné automatiquement en fonction des éléments qui précèdent.

Remarque importante : Si vous avez déjà suivi cette procédure avec un barème ou des chiffres erronés ou si vous avez généré l’écriture plusieurs fois par mégarde, sélectionnez les commandes Saisie > Opérations diverses. Supprimez les lignes relatives aux frais forfaitaires kilométriques et recommencez la procédure ci-dessus.

10 – Frais de blanchissage

Pour constater en comptabilité certains frais forfaitaires, comme les frais de blanchissage, procédez comme suit : Sélectionnez les commandes Saisie > Opérations diverses. Deux lignes sont à passer (il convient de passer cette écriture mensuellement).

• 1ère ligne : entrez la date du 31/01/xxxx, une référence éventuelle, un libellé et sélectionnez le compte “Autres frais divers de gestion” ou “Entretien et réparations”, en fonction des conseils de votre AGA. Saisissez ensuite le montant que vous avez préalablement calculé dans la zone “Débit”.

Cliquez sur 2ème ligne : mêmes date, référence et libellé. Sélectionnez le compte Apports personnels ou Dépenses non décaissées. par la trésorerie et saisissez la même somme que précédemment dans la zone “Crédit”. Cliquez sur Enregistrer.

11 – Dépenses payées personnellement

Pour diverses raisons, il peut vous arriver de devoir payer des dépenses professionnelles avec votre compte privé. Ces dépenses ne pouvant être constatées par le biais du journal de trésorerie professionnel, il convient de les enregistrer de la façon suivante :

S’il s’agit de dépenses de faibles importances, nous vous suggérons de les enregistrer en trésorerie par le biais du journal de caisse. Dans le cas de dépenses plus importantes, le journal de caisse ne nous semble pas le moyen le plus cohérent. Enregistrez plutôt ces dépenses dans le journal des opérations diverses.

Un exemple : vous avez réglé avec votre carte bancaire personnelle des fournitures de bureau pour un montant de 58,00 €. Les lignes suivantes sont à passer dans le journal des opérations diverses (commandes Saisie/Opérations diverses) :

• 1ère ligne : entrez la date de la dépense, un libellé, sélectionnez le compte “606400 Fournitures de bureau” et tapez la somme de 58,00 dans la zone “Débit”. Cliquez sur Enregistrer.
• 2ème ligne : il convient d’indiquer comment à été “financée” cette dépense. Entrez la même date, le même libellé, sélectionnez le compte “108000 Apports personnels” ou “108001 Dépenses non décaissé. par la trésorerie) et tapez la somme de 58,00 dans la zone “Crédit”. Cliquez sur Enregistrer. Votre dépense de 58,00 € est désormais constatée en comptabilité.

Remarques : Si votre comptabilité est tenue HT et que la dépense est soumise à la TVA, il convient de saisir la première ligne pour son montant HT et de saisir une deuxième ligne dans le compte “445660 TVA déductible sur frais (ou sur immobilisations)” pour le montant de la TVA. La dernière ligne étant à saisir pour le montant TTC de la dépense. Pour certaines dépenses (quote-part de loyer, EDF… par exemple), vous avez la possibilité de cumuler la quote-part annuelle vous incombant en fin d’année et ainsi passer une écriture au 31/12 comme ci-dessus.

12 – Sauvegarde de vos données

Nous vous rappelons qu’il convient impérativement de sauvegarder régulièrement votre comptabilité sur un support externe, ceci afin de pouvoir récupérer celle-ci en cas de défaillance de votre matériel. Cette sauvegarde peut être réalisée dans bnc express en sélectionnant les commandes : Fichier > Sauvegarde.

Un bouton est également présent dans la fenêtre qui s’affiche lorsque vous quittez bnc express. Nous vous suggérons de cocher l’option “Compacte” dans la fenêtre de sauvegarde. Avant toute mise à jour, par principe, vérifiez que vous disposez d’une sauvegarde à jour.

Si vous désirez récupérer votre sauvegarde suite à une réinstallation de bnc express ou pour la récupérer sur un autre matériel, procédez comme suit :

• connectez à votre matériel le support contenant le fichier de sauvegarde
• ouvrez bnc express puis un dossier
• sélectionnez les commandes Fichier > Restauration
• sélectionnez l’unité contenant votre sauvegarde
• à droite s’affichent les dossiers sauvegardés présents sur votre support externe
• sélectionnez le dossier à récupérer puis cliquez sur le bouton Enregistrer

Seule cette procédure permet de récupérer un fichier de sauvegarde.

13 – Imprimez vos documents en PDF

BNC Express ne propose pas l’impression de vos documents en PDF. En revanche, plusieurs solutions simples sont à votre disposition pour réaliser ce type d’impression. Si vous utilisez Windows 10, procédez comme suit : dans bnc express, sélectionnez les commandes Fichier > Configurer l’imprimante. Dans la liste des imprimantes proposées, sélectionnez Microsoft Print to PDF cliquez sur Imprimer.

Vous pouvez ensuite imprimer dans bnc express tous les documents souhaités en cliquant normalement sur Imprimer. Une fenêtre s’ouvrira et vous demandera le nom ainsi que l’emplacement de votre fichier PDF. Il existe par ailleurs dans le commerce de nombreux produits permettant d’installer une imprimante virtuelle PDF (PDF Creator, Expert PDF…), pour un prix généralement modique. 

D’autres produits sont par ailleurs disponibles gratuitement en téléchargement. La procédure sera ensuite identique à celle décrite plus haut.